Kleinunternehmerregelung 2026 prüfen (§ 19 UStG)

Die Kleinunternehmerregelung des § 19 UStG nimmt kleine Umsätze aus der Umsatzsteuer heraus. Wer sie anwendet, schreibt Rechnungen ohne Umsatzsteuer und muss in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben. Der Preis dafür ist der fehlende Vorsteuerabzug: Die Umsatzsteuer auf Laptop, Software oder Coworking-Platz bleibt endgültig bei dir hängen. Es handelt sich nicht um eine Steuerform, sondern um eine Befreiung, die an zwei Umsatzgrenzen hängt.

Seit dem 1. Januar 2025 lauten diese Grenzen: 25.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr und 100.000 € im laufenden Kalenderjahr. Beide müssen erfüllt sein. Vorher waren es 22.000 € und 50.000 €, und die zweite Zahl war eine Prognose, keine feste Grenze. Genau das ist der eigentliche Systemwechsel: Aus der voraussichtlichen Schätzung ist eine harte Grenze am tatsächlichen Umsatz geworden.

Was passiert beim Überschreiten? Wird die Grenze von 100.000 € im Lauf des Jahres gerissen, endet die Steuerbefreiung ab genau dem Umsatz, der sie reißt. Dieser Umsatz ist bereits steuerpflichtig, alle vorher abgerechneten Umsätze bleiben steuerfrei. Nichts wird rückwirkend nachversteuert, was unter der alten Prognoseregel durchaus vorkommen konnte. Dafür musst du deine Umsätze jetzt laufend im Blick behalten und den auslösenden Vorgang sauber dokumentieren.

Die zweite Falle liegt zwischen den beiden sehr unterschiedlichen Zahlen. Wer in diesem Jahr 40.000 € umsetzt, bleibt für dieses Jahr Kleinunternehmer, denn 40.000 € liegen unter 100.000 €. Im nächsten Jahr aber ist genau dieser Betrag der Vorjahresumsatz, und er liegt über 25.000 €. Der Status endet dann zum 1. Januar, ohne Übergangsfrist. Wer über 25.000 € kommt, sollte den Wechsel zur Regelbesteuerung deshalb im laufenden Jahr vorbereiten.

Im Gründungsjahr gibt es kein Vorjahr. Maßgeblich ist dann die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr, und zwar als fester Betrag: Die früher übliche Umrechnung auf einen fiktiven Jahresumsatz bei einer Gründung im Lauf des Jahres ist mit der Reform entfallen. Wer im Oktober gründet, hat also die vollen 25.000 € zur Verfügung und nicht nur ein Viertel davon.

Für die Rechnung gilt: kein Steuerausweis, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung, zum Beispiel steuerfreier Umsatz eines Kleinunternehmers nach § 19 UStG. Weist du versehentlich Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt. Zur E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen selbst keine elektronische Rechnung ausstellen, aber seit 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen. Ein einfaches E-Mail-Postfach reicht dafür aus.

Der Verzicht auf die Regelung ist nach § 19 Abs. 3 UStG möglich und bindet dann für mindestens fünf Kalenderjahre. Er lohnt sich vor allem in zwei Fällen: bei hohen Anfangsinvestitionen, deren Vorsteuer du dir sonst nicht zurückholen kannst, und bei überwiegend geschäftlichen Kunden, denen die ausgewiesene Umsatzsteuer nichts ausmacht, weil sie sie selbst als Vorsteuer abziehen. Bei Privatkunden ist die Regelung dagegen meist ein echter Preisvorteil. Seit 2025 gibt es außerdem eine EU-Variante: Über § 19a UStG und eine Registrierung beim Bundeszentralamt für Steuern lässt sich die Befreiung auch für Umsätze in anderen Mitgliedstaaten nutzen. Wie sich Netto, Brutto und Steuersatz sonst zueinander verhalten, zeigt der Mehrwertsteuer-Rechner.